Simplification d'import de factures - outlook, réseau, excel
Bonjour, J’ai besoin d’automatiser la réception de factures en BtoB. Voici le fonctionnement actuel : 1. D’un côté, je reçois de nombreuses factures par mail tous les jours ; un mail par facture. Tous les mails ont exactement le même format et toutes les factures de même. Dans les mails, il y a deux documents : la facture à proprement parler et les CGV qui sont toujours identiques. Ensuite, je stocke à la main les factures sur un répertoire du réseau avec un répertoire par mois. Et, j'ai un sous-répertoire par nom du client. 2. Et, d’un autre côté, je reçois un fichier excel tous les 15 jours avec une liste de factures des 15 jours précédents. Normalement, la liste doit correspondre aux mails reçus dans la quinzaine précédente. Or, ce n’est pas le cas. Mon job, entre autres, est d’identifier, dans le fichier XLS, les factures en trop et celles qui manquent pour que je puisse les traiter manuellement. Ceci est très chronophage. J’aimerais donc automatiser une partie du processus. Je vois deux solutions : - Solution idéale - Solution acceptable. A/ Description de la solution idéale : J’ajoute un bouton dans Outlook (version 365 en desktop). J’utilise le bouton au fil de l’eau dès réception d'un mail avec facture. Voici le fonctionnement du bouton : 1. Si le répertoire du mois n’existe pas sur le réseau, on le crée. 2. On récupère le nom du client DANS la facture PDF – le nom est toujours au même endroit dans la facture. 3. Si le répertoire du client n’existe pas, on le crée 4. On enregistre le PDF de la facture dans le répertoire du mois/ client. 5. Ensuite, nous enregistrons les informations sur un fichier excel. Le fichier excel se trouve sur le réseau à la racine du mois. Pour cela, nous créons une nouvelle ligne avec le nom du client, le numéro de la facture (c’est le nom du fichier PDF) et si possible le montant de la facture (qui se trouve dans le corps du mail toujours au même endroit). 6. On déplace le mail dans un répertoire Outlook. 7. En cas d’anomalie, on affiche un message et le traitement n’est pas fait, dans la mesure du possible. Dans cette solution, je pense qu’il va être compliqué d’aller chercher le nom du client dans le PDF. B/ Description de la deuxième solution : J’ajoute un bouton dans Outlook (version 365 en desktop). J’utilise le bouton tous les 15 jours après réception du fichier excel récapitulatif. Voici le fonctionnement du bouton : 1. Si le répertoire du mois n’existe pas sur le réseau, on le crée. 2. On récupère le numéro de la facture qui correspond au nom du fichier PDF de la facture. 3. On va chercher le nom du client dans le fichier excel récapitulatif en utilisant le numéro de la facture. 4. Si le répertoire du client n’existe pas, on le crée 5. On enregistre le PDF de la facture dans le répertoire du mois/ client. 6. Ensuite, nous enregistrons les informations sur un fichier excel (ou onglet du fichier récapitulatif). Le fichier excel se trouve sur le réseau à la racine du mois. Pour cela, nous créons une nouvelle ligne avec le nom du client, le numéro de la facture (c’est le nom du fichier PDF) et si possible le montant de la facture (qui se trouve dans le corps du mail toujours au même endroit). 7. On déplace le mail dans un répertoire Outlook. 8. En cas d’anomalie, on affiche un message et le traitement n’est pas fait. Pourriez vous me proposer un devis pour le développement de cette macro ? Par contre, j’aimerais pouvoir vérifier le code puis avoir la possibilité de la modifier moi-même si besoin. Merci pour votre aide.